Método dos 5 porquês auxilia identificação de problemas de gestão

Decifrar um problema e chegar à sua causa-raiz é uma tarefa complicada. Durante o processo de investigação, é comum que sintomas sejam mais perceptíveis do que fatores responsáveis por eles de fato. Assim, a investigação se encerra ao se deparar com efeitos e o problema acaba nunca sendo solucionado de fato em seu negócio. O Método dos 5 Porquês pode te ajudar a superar mais esse impasse na gestão.

O método surgiu nos anos 1970, no Japão. Criado pela Toyota, mais especificamente por seu engenheiro Taiichi Ohno, a ferramenta é muito utilizada em gestão de qualidade e pode ser fundamental para se atingir o objetivo de se solucionar um problema repetitivo. A técnica é simples e consiste em se perguntar sucessivamente por que um problema aconteceu, até que se chegue à quinta reposta. A informação final será a causa-raiz.

O número 5 foi definido após Taiichi Ohno repetir o procedimento exaustivamente. Ao analisar os dados, o engenheiro chegou à conclusão de que, na maioria dos casos, cinco perguntas são suficientes para se chegar à causa. Entretanto, é possível que menos ou mais perguntas sejam necessárias.

Antes de avançarmos, é fundamental compreender que a causa-raiz é aquela que dá origem a um problema. Assim, a ideia de se perguntar cinco vezes “por quê?” tem como objetivo evitar a confusão entre as características de um problema e suas causas.

Já um problema é uma brecha entre a situação atual e a situação desejada. Apesar de ser contraintuitivo, é mais eficiente tentar entender as origens do que atacar os sintomas sempre que eles aparecerem. Com a técnica, economiza-se tempo e se ganha em eficiência na gestão.

Quando usar os 5 porquês?

O procedimento é indicado para problemas mais simples, que possam ter causas diretas. Situações que envolvem mais variáveis devem ser analisadas de maneira mais complexa e qualitativa e, consequentemente, exigirão medidas mais abrangentes ou drásticas.

Mesmo sem substituir processos ou análises mais profundos, a técnica pode ter grande auxílio em problemas que minam a eficiência de áreas fundamentais do seu negócio. Afinal, o procedimento pode ser aplicado de maneira simples, sem a necessidade de analisar grandes quantidades de dados e documentos ou contar com consultoria especializada.

Uma analogia simples para explicar a aplicação da técnica é adotar a postura de uma criança curiosa. Como um pequeno que não se satisfaz com as respostas primárias, o gestor de sua empresa deve seguir investigando o problema até que sua origem se revele claramente – às vezes contrariando o pensamento inicial.

A aplicação dos 5 porquês

Para se aplicar a técnica, é imprescindível que estejam presentes todos os profissionais que se relacionam de qualquer maneira ao problema. Contando com o ponto de vista de profissionais variados, será mais fácil identificar o problema a ser devassado.

A partir desse momento, uma sessão de brainstorm será a responsável para identificação dos porquês. Durante a reunião, todos os membros do processo devem ter abertura para falar livremente a fim de se obter o máximo de opiniões possível.

Cada hipótese deves ser encarada como uma causa possível, e não como resposta final. É imprescindível que a tese seja confirmada antes de se avançar à pergunta seguinte. Assim, durante o processo, garante-se que a decisão seja unânime.

Ao final do processo, finalmente será possível formular uma ação que responda à demanda descoberta. O termo adequado para as resoluções encontradas, na verdade, é contramedida. A estratégia adotada para se solucionar o problema pode ser uma ação específica ou um conjunto de práticas que previnem a repetição da falha. A solução, por outro lado, tem efeito imediato e não necessariamente trata a causa-raiz – e é exatamente isso que se quer evitar com a técnica.

Um exemplo prático da aplicação da técnica pode ser a investigação sobre um produto com defeito.  

1) Por quê há um defeito?
Houve problemas no processo de fabricação.

2) Por quê?
Uma máquina defeituosa operou de maneira errada.

3) Por quê?
As manutenções não estavam em dia.

4) Por quê?
O operador responsável pelo equipamento não sabia a periodicidade de manutenção exigida para o maquinário.

5) Por quê?
O gestor responsável não disponibilizou os protocolos no momento adequado.

Se, mesmo com essas dicas, você ainda não sabe qual a melhor maneira de identificar os problemas, conte com suporte da ERPLAN! Temos profissionais especializados em Saúde, Segurança, Meio Ambiente e Qualidade para te atender no que for preciso.