Imagine que uma empresa precisa que determinada equipe tenha acesso a um protocolo, exigido por lei, de como proceder em uma atividade técnica específica. Para isso, é criado um documento com os procedimentos operacionais detalhados para nortear essa equipe na realização de tal função.
Esse documento é então elaborado por um time, revisado por outro, impresso e afixado na área onde acontece a operação, para que todos os colaboradores o leiam. O tempo passou, a rotina corporativa corrida seguiu seu curso e alguns problemas aconteceram:
Essa empresa entendeu que o acesso aos documentos da forma que estava não era eficiente e iniciou um estudo de como melhorar o processo. A primeira sugestão foi a digitalização, compartilhamento em pasta digital e envio por e-mail aos interessados. Entretanto, as falhas persistiram:
Documentação desorganizada é perda de tempo e eficiência em processos.
Estima-se que a procura por arquivos seja responsável por 12% do tempo perdido por um colaborador durante sua rotina e que 90% dos documentos primordiais costumam estar misturados a itens dispensáveis ou menos importantes.
Gestores perdem um mês por ano procurando informações.
Muitas empresas possuem um volume significativo de normas e procedimentos operacionais que precisam ser acessados e utilizados por colaboradores em diferentes situações. Além disso, eles precisam ser frequentemente revisados, atualizados e aprovados, muitas vezes como exigência para a certificação ISO 9001:2015, sendo imprescindível que as últimas versões estejam disponíveis e, em alguns casos, que haja conferência de leitura ou garantia de impressão do documento.
Comandar uma empresa com eficiência e fluidez tem como etapa obrigatória a Gestão de Documentos. E isso não depende do porte ou área de atuação do seu negócio. O processo, entretanto, é mais amplo do que arquivar papéis ou documentos digitais e manter uma lista com os tipos de documentos. A circulação de informações entre diferentes setores traz eficiência a partir de um Sistema de Gestão Integrada (SGI) e a Gestão de Documentos é facilitada quando se torna parte integrante de uma ferramenta de SGI.
Mas como tornar esse processo mais eficiente? Como comprovar que alguém teve acesso ao documento ou que ele foi de fato impresso? Como garantir que a versão mais atualizada seja a versão acessada? Como facilitar sua localização?
A ERPLAN desenvolveu, dentro da plataforma do SICLOPE, um módulo específico dedicado a documentos. Ele garante padronização e controle de informações documentais, normas internas e procedimentos operacionais dentro do processo de saúde, segurança, meio ambiente e o SGI (Sistema de Gestão Integrada). As vantagens de implementar o Módulo Documentos incluem:
Os benefícios gerados a partir de uma boa Gestão de Documentos são variados. A listagem dos tipos de documentos permite eliminar arquivos desnecessários – há casos em que 90% do material arquivado não têm utilidade real. Com menos material a analisar e vasculhar, torna-se mais simples encontrar a informação útil no momento oportuno.
Outro ponto importante é a padronização do processo de arquivamento. A partir da definição de critérios de organização, é possível centralizar arquivos e informações em uma única base de consulta e, consequentemente, facilita-se o acesso às informações.
A indexação dos documentos é outra estratégia que tem como objetivo ganhar eficiência. Afinal, o cadastramento a partir de exigências legais ou áreas da empresa responsáveis pelas informações – a partir de palavras-chave – faz da pesquisa um processo menos trabalhoso.
A organização garante preservação e segurança aos documentos da empresa. Ao se permitir que usuários tenham permissões de acesso variadas, a depender de sua função na estrutura da empresa, informações estratégicas serão mantidas protegidas e documentos com informações como senhas e acessos seguirão em segurança.
Sabendo onde encontrar determinadas informações, se ganha agilidade. Manter documentos atualizados e disponíveis em tempo real, a partir de qualquer dispositivo, permite que alterações sejam feitas mais rapidamente e, consequentemente, soluções produzidas de maneira mais eficiente.
Além do ganho em eficiência, a disponibilização de documentos atuais e aprovados é uma exigência para que o seu negócio seja certificado na ISO 9001:2015. É imprescindível para a certificação que as últimas versões estejam disponíveis e em alguns casos é ainda exigido que haja conferência de leitura dos funcionários ou garantia de impressão do documento.
Conte com a assessoria dos profissionais da ERPLAN para auxiliar a sua empresa a se organizar melhor. Com a nossa ferramenta SICLOPE (Sistema Integrado de Controle de Operações), o processo será menos trabalhoso, mais eficiente e integrado. Quer ver na prática o nosso módulo de Documentos funcionando? Clique aqui e agende uma demonstração direto com nosso time de Engenharia SSMAQ!
Instalado de forma modular, o SICLOPE atende as necessidades dos nossos clientes da forma mais otimizada possível. A solução garante informação disponível, conhecimento do problema, velocidade e assertividade para as tomadas de decisões e gestão dos riscos do negócio, com foco no fortalecimento da cultura preventiva e atendimento legal. O resultado é o aumento da qualidade da gestão do tempo, com a consequente melhoria da tomada de decisão.
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